Buenas prácticas para tener videoconferencias exitosas y productivas en 2022

La realidad post-pandemia trajo prácticas dentro del mundo empresarial. Conoce aquí herramientas, equipamiento y consejos para tener reuniones online cada vez más productivas.

La pregunta es: ¿sabes cómo llevar a cabo una que sea eficiente y exitosa?

Los profesionales pudimos comprobar que las reuniones presenciales ya no son la única forma efectiva de hacer negocios o encuentros internos dentro de una organización.

La transformación digital, los avances en la tecnología y las conexiones de internet cada vez más rápidas, han instalado a las videollamadas como una herramienta ágil para establecer comunicaciones corporativas.

Queremos que tus reuniones online sean igual – o incluso más- eficientes. Por eso reunimos una seria de buenas prácticas para que tus próximas videoconferencias sean un verdadero éxito: productivas y ágiles.

1. Asegúrate de tener una conexión a Internet fiable y de alta velocidad

Esto garantizará una reunión donde todo fluye y no surgen inconvenientes con tu wifi. Si te conectas a Internet a través de tu laptop o smartphone, asegúrate de tener un plan b en caso de que se corte la conexión. Nunca sabes cuando puede fallar. Los datos móviles de tu teléfono personal siempre son una buena opción.

2. Elije un software estable y sólido de videoconferencia

Esta práctica trae de la mano nuevas herramientas con las que acostumbraros y familiarizarnos. Zoom, Microsoft Teams y Google Meet son algunos de los más elegidos. También existen soluciones de comunicaciones unificadas para empresas, como 3CX, que cuentan con features de videoconferencia integrados súper intuitivos y de alta performance. 3CX obtuvo 24 distinciones en el último informe de G2. Dentro de esas distinciones se destaca la calidad de su herramienta de videoconferencias. Como verás, las opciones son ilimitadas y diversas. Estudia tu organización para entender qué es lo que necesita y encuentra la que mejor se adapte a tus necesidades.

3. Testea tu equipo de hardware

Antes de comenzar cada reunión, asegúrate de que tus dispositivos de audio y video estén bien instalados. Testea su uso para asegurarte de que la entrada y salida de audio funcione para que los asistentes te escuchen y vean correctamente. ¡Es vital que la calidad de tu equipamiento sea profesional! No hay nada más incómodo y poco profesional que conversar con alguien a quien no se ve bien, ni se escucha. Seguramente te habrá sucedido

Jabra está revolucionado el mundo de la infraestructura empresarial. Headsets y micrófonos de última generación que superan año a año sus funcionalidades, calidad y performance. Aprende a usar el mute de tu micrófono. Más allá que tu vincha tenga un correcto sistema de aislación de sonido ambiente, como los de Dinstar, nunca sabes cuándo puede pasar algo dentro de la habitación donde te encuestes que resulte molesto para el resto de los asistentes que interrumpa la reunión. Pueden conocer nuestro catálogo equipamiento corporativo en nuestro sitio web.  

4. Crea el entorno correcto.

Ubícate en un espacio tranquilo y bien iluminado. Te recomendamos evitar las distracciones que saquen la atención de tu imagen, como cuadros en las paredes de tu fondo o el desorden en tu escritorio o personas que entran y salen de la habitación. Además, esto hará que tú mismo puedas estar más enfocado en lo que sucede en tu reunión. También debes evitar llevar a cabo la videoconferencia a contraluz de ventanas o luces, ya que esto hará que tu imagen tenga poca luz. ¡Eso incluso puede quitar profesionalismo a tu imagen!

5. Muéstrate como el profesional que eres

Relacionado al punto anterior es que surge este último. Es importante vestirse y comportarse tan profesionalmente durante la videoconferencia. Tal y como lo harías durante una reunión presencial. Más allá de que te encuentres trabajando desde la comodidad de tu hogar, sé profesional y demuestra compromiso con la tarea. Mantiene el contacto visual y muestra que estás de lleno en la reunión. Siéntete cómodo, pero sin perder el profesionalismo.

Camino al éxito

Si la planificas y atiendes estos 5 puntos, disfrutarás de las interacciones más prácticas, participativas y ágiles que nunca habrás tenido.

Puede que llevar a cabo reuniones por videoconferencias no sea la forma en que su empresa ha hecho siempre las cosas, pero eso no significa que no sea una alternativa fácil y eficiente. ¡Miembros de equipos de todo el mundo disfrutan de este recurso desde hace ya mucho tiempo! En lugar de invertir dinero en traslados o en alquiler de salas de conferencias, las videoconferencias te permitirán reunirte con quien necesites. Esto, sin importar si tus compañeros de equipo están en tu misma ubicación como si se encuentran en otro extremo el planeta.

Seguramente tienes compañeros de equipo a los que estos consejos podrían serles de utilidad. Compártelo y asegúrate que tu productivad y la de tus colegas se potencie con el uso de las nuevas tecnologías.

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